Dlaczego własny czas nie jest darmowy
Gdy prowadzisz małą firmę, łatwo zapisać koszt materiałów, oprogramowania czy przesyłki. Własny czas zwykle nie pojawia się na fakturze od dostawcy, więc może umknąć w obliczeniach. A przecież godzina poświęcona jednemu zadaniu nie jest dostępna na inne: obsługę klienta, sprzedaż, odpoczynek lub rozwój oferty. Dlatego warto traktować czas właściciela jako zasób, nawet jeśli nie jest on wydatkiem gotówkowym w takim samym sensie jak czynsz.
To rozróżnienie pomaga podejmować decyzje bez mieszania dwóch pytań. Pierwsze brzmi: ile pieniędzy firma musi mieć, by opłacić bieżące zobowiązania? Drugie: czy sposób pracy pozwala właścicielowi uzyskać oczekiwany dochód za poświęcony czas? Zlecenie może pokrywać zakup materiałów, a mimo to wymagać tylu godzin, że trudno będzie na nim oprzeć działalność.
Najpierw policz godziny, które naprawdę masz
Zacznij od typowego tygodnia, a nie od założenia, że każda godzina pracy jest godziną sprzedaży. Zapisz czas na wykonanie usług lub produktów, rozmowy z klientami, przygotowanie ofert, poprawki, administrację, zakupy i organizację pracy. Uwzględnij także przerwy, dni wolne i okresy, w których zleceń jest mniej. Jeśli dopiero zaczynasz, przez dwa do czterech tygodni notuj rzeczywisty czas pracy w prostym arkuszu lub kalendarzu.
Następnie oddziel godziny, za które klient płaci bezpośrednio, od pozostałych. W działalności usługowej można mieć do dyspozycji 120 godzin miesięcznie, ale tylko 60 przeznaczyć na realizację płatnych zleceń. To wyłącznie przykład, nie norma dla każdej firmy. Własne proporcje zależą od rodzaju oferty i sposobu pozyskiwania klientów. Wliczanie wszystkich 120 godzin do kalkulacji ceny pojedynczej usługi mogłoby zaniżyć stawkę potrzebną do utrzymania działalności.
Ustal roboczą wartość godziny
Przyjmij kwotę, którą chcesz przeznaczać na wynagrodzenie za swoją pracę, i zestaw ją z liczbą godzin możliwych do sprzedania. Przykładowo: jeśli planujesz 6000 zł miesięcznie na wynagrodzenie właściciela i zakładasz 60 płatnych godzin, sama ta kwota odpowiada 100 zł na płatną godzinę. Nie jest to jeszcze cena dla klienta. Nie obejmuje kosztów prowadzenia firmy, czasu nieopłaconych zleceń, podatków ani rezerwy na słabsze okresy.
Załóżmy dalej, że stałe wydatki firmy wynoszą w tym przykładzie 2000 zł miesięcznie. Razem z planowaną kwotą dla właściciela daje to 8000 zł do pokrycia, czyli około 133 zł na każdą z 60 płatnych godzin. Do konkretnego zlecenia trzeba jeszcze doliczyć jego koszty zmienne, na przykład materiały lub podwykonawstwo. Taki rachunek jest punktem odniesienia do oceny oferty, a nie gotowym cennikiem. Kwestie podatkowe i sposób rozliczenia wynagrodzenia wymagają sprawdzenia odpowiednio do sytuacji firmy.
Wykorzystaj obliczenia przy wycenie i wyborze zleceń
Przed podaniem ceny rozpisz wszystkie etapy pracy: ustalenia z klientem, przygotowanie, wykonanie, przekazanie efektu i przewidywane poprawki. Jeśli projekt ma zająć osiem godzin, a po zakończeniu okazuje się, że zajmował dwanaście, zanotuj różnicę. Kilka takich obserwacji pomoże tworzyć trafniejsze wyceny. Przy powtarzalnych usługach możesz przygotować zakres podstawowy i osobno określić, co dzieje się po jego przekroczeniu.
Warto też porównywać zlecenia nie tylko po kwocie sprzedaży. Przykładowe zadanie za 900 zł wymagające trzech godzin może pozostawić więcej miejsca na inne prace niż zadanie za 1500 zł wymagające piętnastu godzin. Ostateczna ocena zależy również od kosztów, ryzyka poprawek i tego, czy zlecenie pasuje do kierunku firmy. Liczby mają pomóc zauważyć te różnice, nie zastąpić decyzji właściciela.
Sprawdzaj plan i chroń czas na ważne zadania
Raz w miesiącu porównaj plan z rzeczywistością. Sprawdź, ile było godzin płatnych, ile zajęła obsługa firmy i które czynności najczęściej przekraczały założony czas. Jeśli płatnych godzin jest mniej, niż zakładano, samo podnoszenie stawki może nie wystarczyć. Być może trzeba uprościć ofertę, lepiej określić zakres prac albo wygospodarować stały czas na kontakt z potencjalnymi klientami.
Krótka lista kontrolna ułatwia przegląd: czy znam czas potrzebny na typowe zlecenie, czy uwzględniam administrację i sprzedaż, czy cena pokrywa koszty zmienne, czy mam miejsce w kalendarzu na nieprzewidziane zadania? Warto wracać do tych pytań po zmianie oferty lub sposobu pracy. Koszt czasu właściciela nie jest liczbą ustaloną raz na zawsze. Jest narzędziem, które pozwala planować pracę i świadomiej oceniać, na co firma przeznacza ograniczone godziny.
