Zacznij od rezultatu, nie od ogólnej nazwy usługi
„Przygotowanie materiałów promocyjnych” może oznaczać projekt ulotki, napisanie tekstów albo prowadzenie całej kampanii. Jeśli klient i wykonawca rozumieją tę nazwę inaczej, nieporozumienie pojawi się zwykle dopiero w trakcie pracy. Dlatego opis zakresu zacznij od odpowiedzi na pytanie: co konkretnie klient otrzyma na końcu?
Nazwij rezultat i jego formę. Zamiast „opracuję ofertę firmy” napisz na przykład: „przygotuję tekst oferty do strony internetowej, obejmujący opis usługi, korzyści dla klienta i odpowiedzi na pięć najczęstszych pytań; przekażę go w edytowalnym pliku”. To przykład, nie uniwersalny wzór. W innej usłudze rezultatem może być spotkanie, naprawiony przedmiot, zestaw zdjęć albo miesięczna obsługa. Ważne, by dało się rozpoznać, czy obiecany rezultat został dostarczony.
Rozpisz, co jest w cenie i czego cena nie obejmuje
W opisie uwzględnij główne czynności potrzebne do wykonania usługi. Podaj liczbę spotkań, wersji lub dostarczanych elementów tam, gdzie pomaga to wyznaczyć granice pracy. Przykładowa oferta przygotowania tekstu może obejmować jedną rozmowę wstępną do 45 minut, napisanie jednej wersji tekstu i jedną turę poprawek. Takie liczby służą pokazaniu konstrukcji oferty; dobierz je do własnego sposobu pracy.
Równie jasno opisz wyłączenia. Jeśli nie zapewniasz zdjęć, tłumaczenia, publikacji na stronie ani późniejszej obsługi, wymień to wprost. Nie chodzi o długą listę wszystkiego, czego nie robisz. Wybierz te zadania, których klient mógłby rozsądnie oczekiwać na podstawie nazwy usługi. Dzięki temu może wcześniej zdecydować, czy potrzebuje dodatkowej pomocy.
Używaj prostych sformułowań: „Cena obejmuje…” oraz „Cena nie obejmuje…”. Unikaj określeń „pełna obsługa” i „wszystko, co potrzebne”, jeśli nie potrafisz wskazać ich granic. Szeroko brzmiąca obietnica bywa atrakcyjna, ale utrudnia oszacowanie pracy i porównanie ofert.
Ustal, co klient dostarcza i kiedy zaczyna się praca
Wiele usług zależy od materiałów i decyzji klienta. Mogą to być informacje o odbiorcach, dostęp do narzędzia, zdjęcia produktów lub akceptacja kierunku działania. Wpisz do oferty, co jest potrzebne, w jakiej formie i na jakim etapie. Na przykład: „Klient przesyła opis produktów i zdjęcia przed rozpoczęciem przygotowania tekstów”. Nie zakładaj, że druga strona sama odgadnie te wymagania.
Oddziel termin rozpoczęcia od terminu oddania rezultatu. Jeśli planujesz pracę przez pięć dni roboczych od otrzymania kompletu materiałów, napisz, co oznacza „komplet”. Warto też ustalić, co stanie się z harmonogramem, gdy zabraknie informacji lub akceptacja się opóźni. Nie musi to być skomplikowana procedura: wystarczy czytelna zasada, którą obie strony rozumieją przed rozpoczęciem współpracy.
Zdefiniuj poprawki i sposób zamawiania dodatkowych prac
Samo zdanie „poprawki w cenie” pozostawia wiele pytań. Określ, ile tur poprawek przewidujesz i czego mogą dotyczyć. Tura może oznaczać jeden zbiorczy zestaw uwag przekazanych po zapoznaniu się z materiałem. Wyjaśnij też różnicę między korektą w uzgodnionym zakresie a nowym zadaniem. Zmiana kilku sformułowań w tekście i napisanie osobnej podstrony to różne rodzaje pracy.
Zaproponuj prostą ścieżkę dla próśb spoza zakresu: najpierw opis dodatkowego zadania, potem informacja o cenie i możliwym terminie, a dopiero po akceptacji — wykonanie. Dzięki temu nie musisz odrzucać każdej nowej potrzeby klienta, ale też nie rozszerzasz usługi bez uzgodnienia. Jeśli podczas realizacji okazuje się, że pierwotny zakres wymaga zmiany, zapisz nowe ustalenia w wiadomości zrozumiałej dla obu stron.
Sprawdź ofertę oczami klienta
Przed wysłaniem oferty przeczytaj ją tak, jak osoba, która nie zna Twojego procesu. Czy wiadomo, co otrzyma, w jakiej formie i kiedy? Czy potrafi wskazać, jakie materiały ma przygotować? Czy rozumie, co oznacza zakończenie usługi, ile poprawek może zgłosić i co stanie się, gdy poprosi o coś więcej? Jeśli odpowiedź na któreś pytanie brzmi „to wyjaśnię później”, dopisz jedno lub dwa zdania już teraz.
Pomocny jest krótki test: poproś osobę niezwiązaną z projektem, by po przeczytaniu opisu własnymi słowami powiedziała, co kupuje. Niejasności, które zauważy, mogą pojawić się również w rozmowie z klientem. Dobra oferta nie musi być długa ani sztywna. Ma wyznaczać wspólny punkt odniesienia, dzięki któremu łatwiej wykonać uzgodnioną usługę i spokojnie rozmawiać o zmianach.
