Najpierw ustal, co musi się wydarzyć przed sprzedażą
Koszt uruchomienia firmy zależy od tego, co dokładnie zamierzasz sprzedawać i w jaki sposób klient ma to kupić. Innej listy potrzebuje osoba świadcząca usługi z domu, a innej ktoś przygotowujący produkty i wysyłający paczki. Zanim wpiszesz kwoty do arkusza, opisz najprostszy możliwy przebieg pierwszej sprzedaży: jak klient znajdzie ofertę, jak złoży zamówienie oraz czego potrzebujesz, aby je wykonać i dostarczyć.
Następnie wypisz rzeczy niezbędne przed przyjęciem pierwszego zamówienia. Oddziel je od zakupów, które byłyby wygodne, ale mogą poczekać. Na przykład do wykonania usługi może wystarczyć sprawny komputer i prosta strona z ofertą, choć w przyszłości przydałby się droższy sprzęt lub rozbudowana witryna. Taki podział pomaga oszacować koszt startu bez traktowania każdej przyszłej inwestycji jako warunku rozpoczęcia pracy.
Zrób listę jednorazowych wydatków
Przejdź przez kilka obszarów: miejsce pracy, sprzęt i narzędzia, materiały lub pierwszy zapas towaru, przygotowanie oferty, sposób przyjmowania zamówień oraz dostarczenie produktu lub usługi. W zależności od działalności na liście mogą znaleźć się opakowania, zdjęcia produktów, domena, projekt prostych materiałów informacyjnych albo przystosowanie stanowiska pracy. Przy każdej pozycji zapisz ilość, szacowaną cenę i powód zakupu.
Sprawdź też wydatki łatwe do pominięcia: transport sprzętu, dostawę materiałów, próbne wykonanie produktu czy przygotowanie wzoru umowy. Nie zakładaj jednak, że każda firma musi ponieść wszystkie te koszty. Jeśli masz już narzędzie, zaznacz, że nie wymaga nowego zakupu, ale upewnij się, czy rzeczywiście nadaje się do planowanej pracy.
Osobno zanotuj sprawy formalne, które mogą wiązać się z opłatami lub wymagać określonego sposobu działania. Wymogi prawne i podatkowe zależą od rodzaju działalności i mogą się zmieniać, dlatego przed startem zweryfikuj aktualne zasady właściwe dla swojej sytuacji. Nie wpisuj do budżetu przypadkowej kwoty tylko dlatego, że pojawiła się na cudzej liście.
Dolicz opłaty za czas oczekiwania na przychód
Wydatki nie kończą się w dniu przygotowania oferty. Zapisz miesięczne koszty, które poniesiesz nawet wtedy, gdy nie pojawią się zamówienia: na przykład opłaty za narzędzia, telefon, wynajem miejsca, księgowość lub utrzymanie strony. Obok umieść koszty zależne od liczby zamówień, takie jak materiały zużywane przy każdym produkcie czy wysyłka. Tych dwóch grup nie warto mieszać, bo zachowują się inaczej przy słabszej sprzedaży.
Wybierz okres, na jaki chcesz mieć środki na stałe opłaty przed pierwszymi wpływami. To założenie do planu, a nie przewidywanie terminu pierwszej sprzedaży. Sprawdź także, kiedy musisz zapłacić dostawcom i kiedy możesz otrzymać pieniądze od klientów. Nawet podpisane zamówienie nie pomoże opłacić wydatku, jeśli wpływ nastąpi później.
Policz kwotę startową na prostym przykładzie
Przykładowa, fikcyjna lista dla małej działalności może wyglądać tak: sprzęt za 2500 zł, pierwsze materiały za 800 zł, przygotowanie strony z ofertą za 600 zł i zdjęcia produktów za 400 zł. Jednorazowe wydatki wynoszą wtedy 4300 zł. Załóżmy dodatkowo 1100 zł miesięcznych opłat przez dwa miesiące oraz 1000 zł rezerwy na pominięte lub wyższe koszty. Szacowana kwota potrzebna na start to 4300 zł + 2200 zł + 1000 zł, czyli 7500 zł. Te liczby służą wyłącznie pokazaniu sposobu liczenia.
Uważaj na podwójne liczenie. Jeśli pierwsze materiały są już ujęte w wydatkach jednorazowych, nie dodawaj ich ponownie jako miesięcznego zakupu za ten sam okres. Z drugiej strony nie pomijaj kolejnej partii materiałów, jeżeli będzie potrzebna przed otrzymaniem zapłaty za pierwsze zamówienia. Rezerwa nie zastępuje też osobnego oszacowania znanych kosztów.
Sprawdź listę, zanim podejmiesz decyzję
Na koniec wykonaj krótką kontrolę: czy każda kwota ma uzasadnienie, czy uwzględniasz termin płatności, czy na liście są opłaty ponoszone bez sprzedaży i czy zakupy oznaczone jako niezbędne rzeczywiście muszą nastąpić teraz? Przy większych pozycjach porównaj dostępne warianty i zapisz, od czego zależy ostateczna cena. Dzięki temu łatwiej zaktualizujesz plan, gdy otrzymasz konkretną ofertę.
Przygotuj też drugi wariant: co zmieni się w potrzebnej kwocie, jeśli uruchomienie potrwa dłużej albo wybrany zakup okaże się droższy? Jeżeli budżet jest zbyt wysoki, szukaj wydatków, które można odłożyć bez utraty możliwości obsłużenia pierwszego klienta. Szacunek nie gwarantuje sprzedaży ani nie usuwa ryzyka, ale pokazuje, ile pieniędzy wymaga wybrany sposób rozpoczęcia działalności.
