Najpierw sprawdź, co zostało ustalone
Cisza po wysłaniu propozycji bywa kłopotliwa: nie wiadomo, czy klient ją przeczytał, porównuje możliwości, czy po prostu odłożył temat. Nie warto zgadywać przyczyny ani traktować braku odpowiedzi jak zgody. Dobre przypomnienie ma pomóc klientowi wrócić do rozmowy i podjąć decyzję, również odmowną.
Zanim napiszesz, zajrzyj do wcześniejszej wymiany wiadomości. Czy klient wskazał termin decyzji? Czy obiecano mu dodatkowe informacje? Czy propozycja zawierała cenę, zakres, termin realizacji i jasny następny krok? Jeśli czegoś brakowało, uzupełnienie może być bardziej pomocne niż samo pytanie „Czy jest Pan zainteresowany?”. Przypominaj się w kanale, którego używaliście do rozmowy, i uszanuj prośbę o brak dalszego kontaktu.
Dobierz moment do rozmowy, nie do sztywnej reguły
Jeżeli ustaliliście termin odpowiedzi, poczekaj do niego. Jeśli klient powiedział, że wróci do tematu po spotkaniu lub zakończeniu projektu, odnieś się do tego planu. Gdy nie ma żadnych ustaleń, rozsądniej dać czas na zapoznanie się z propozycją, niż przypominać się następnego ranka.
Przykładowy rytm dla niewielkiej usługi może wyglądać tak: propozycja w dniu 0, pierwsze przypomnienie po około 3–5 dniach roboczych, a drugie po kolejnych 7–10 dniach, jeśli sprawa nadal jest otwarta. To wyłącznie przykład do dostosowania. Przy pilnej wycenie termin może być krótszy, a przy decyzji wymagającej konsultacji z zespołem — dłuższy. Nie wysyłaj kolejnych wiadomości tylko dlatego, że minęła zaplanowana liczba dni; najpierw oceń, czy możesz wnieść coś użytecznego.
Napisz krótką wiadomość, na którą łatwo odpowiedzieć
Pierwsze przypomnienie powinno pozwolić klientowi szybko rozpoznać temat. Wspomnij, jakiej propozycji dotyczy wiadomość, przypomnij najważniejszy ustalony zakres i zaproponuj jeden prosty następny krok. Unikaj wyrzutów w rodzaju „Czekam już tyle czasu” oraz sztucznej presji, jeśli nie ma rzeczywistego terminu ważności oferty.
Przykład: „Dzień dobry, wracam do propozycji przygotowania opisów produktów, którą przesłałem w zeszłym tygodniu. Czy zakres odpowiada Państwa potrzebom, czy warto coś doprecyzować? Jeśli temat jest już nieaktualny, proszę o krótką informację — będę wiedzieć, że mogę zamknąć sprawę”. Taka wiadomość daje miejsce na pytanie, zmianę planów i odmowę. Jeśli do decyzji brakuje konkretu, możesz zamiast tego zaproponować krótkie wyjaśnienie jednego punktu oferty.
Drugie przypomnienie potraktuj jako domknięcie
Jeśli po pierwszej wiadomości nadal nie ma odpowiedzi, kolejna nie powinna być jej kopią. Możesz zwięźle podsumować, co pozostaje do ustalenia, albo wskazać rzeczywistą zmianę, na przykład to, że proponowany termin realizacji wymaga ponownego potwierdzenia. Nie twórz pozornej pilności i nie rezerwuj czasu w imieniu klienta bez uzgodnienia.
Przykład wiadomości kończącej: „Dzień dobry, to ostatnia wiadomość z mojej strony w sprawie propozycji opisów produktów. Ponieważ nie otrzymałem odpowiedzi, na razie zamykam temat. Jeśli zechcą Państwo do niego wrócić, proszę napisać — sprawdzę wtedy dostępność i przygotuję aktualne ustalenia”. Po takim domknięciu nie wysyłaj następnych ponagleń dotyczących tej samej propozycji. Jeżeli klient odpowie później, potraktuj rozmowę jako ponowne ustalenie potrzeb, a nie automatyczne przyjęcie dawnych warunków.
Ułatw sobie dalszą pracę prostą listą kontrolną
Przed wysłaniem przypomnienia sprawdź: czy minął uzgodniony czas na odpowiedź; czy wiadomość dotyczy właściwej osoby i właściwej propozycji; czy klient dostaje potrzebną informację, a nie samo ponaglenie; czy pytanie wymaga krótkiej odpowiedzi; oraz czy szanujesz wcześniejsze ustalenia dotyczące kontaktu. Po wysłaniu zanotuj datę, kanał i ustalony następny krok w swoim narzędziu do organizacji sprzedaży — może to być nawet prosta tabela.
Warto też zapobiegać ciszy już przy wysyłaniu propozycji. Możesz zakończyć ją pytaniem: „Czy będzie w porządku, jeśli odezwę się w przyszłym tygodniu, gdyby pojawiły się pytania?”. Klient wie wtedy, czego się spodziewać, a Ty nie musisz za każdym razem odgadywać właściwego momentu. Celem nie jest uzyskanie odpowiedzi za wszelką cenę, lecz przeprowadzenie rozmowy w sposób jasny i wygodny dla obu stron.
