Najpierw ustal, co się zmienia wraz ze sprzedażą
Podział kosztów na stałe i zmienne pomaga odpowiedzieć na praktyczne pytanie: co stanie się z wydatkami firmy, jeśli w przyszłym miesiącu obsłużysz więcej lub mniej zamówień? Koszt stały w przyjętym okresie zwykle nie zmienia się bezpośrednio wraz z liczbą sprzedanych produktów lub usług. Koszt zmienny rośnie albo maleje wraz ze skalą pracy. Nie jest to jednak trwała etykieta przypisana do faktury. Znaczenie ma to, jak działa Twoja firma i jaki okres planujesz.
Przykładowo miesięczny abonament za program do wystawiania ofert możesz uznać za koszt stały, jeśli płacisz tę samą kwotę niezależnie od liczby klientów. Opłata pobierana przez operatora płatności od każdej transakcji będzie kosztem zmiennym. Jeśli abonament ma limit, po którego przekroczeniu trzeba wykupić droższy pakiet, w dłuższym okresie przestaje być całkowicie stały. Właśnie dlatego warto opisywać koszty razem z założeniami, a nie tylko wpisywać je do dwóch kolumn.
Przykłady kosztów stałych i zmiennych
Wyobraź sobie osobę, która przygotowuje personalizowane notesy. W uproszczonym, wyłącznie przykładowym miesiącu płaci 900 zł za miejsce do pracy i 100 zł za oprogramowanie. Przy sprzedaży 20 lub 40 notesów te kwoty pozostają takie same, więc na potrzeby miesięcznego planu stanowią razem 1000 zł kosztów stałych. Jeśli jednak większa produkcja wymaga wynajęcia dodatkowej przestrzeni, plan trzeba zmienić.
Papier, okładka i opakowanie zużywane do jednego notesu kosztują w tym przykładzie 18 zł, a opłata związana z jedną sprzedażą wynosi 2 zł. Koszt zmienny to zatem 20 zł na sztukę: przy 20 notesach wyniesie 400 zł, a przy 40 notesach 800 zł. Łączne koszty z tych pozycji wyniosą odpowiednio 1400 zł i 1800 zł. To nie jest prognoza wyniku firmy, lecz prosty sposób pokazania, które kwoty zależą od liczby sprzedanych sztuk.
W działalności usługowej podział wygląda podobnie, choć jednostką może być zlecenie lub godzina pracy. Stałą opłatą może być abonament za narzędzie do umawiania spotkań, a zmienną — materiały zużywane podczas każdej wizyty. Nie zakładaj jednak, że własny czas nic nie kosztuje. Nawet jeśli nie jest osobnym rachunkiem za każde zlecenie, uwzględnij nakład pracy przy ustalaniu ceny i ocenie, czy działalność ma sens.
Co zrobić z kosztami mieszanymi i skokowymi
Nie każdy wydatek pasuje w całości do jednej grupy. Rachunek za telefon może obejmować stały abonament oraz dodatkowe opłaty zależne od użycia. Koszt dostawy może zależeć od liczby paczek, ale przy większym wolumenie stawka za paczkę może się zmienić. Takie pozycje rozbij na część stałą i zmienną, jeśli masz do tego wystarczające dane. Jeśli nie, oznacz je jako mieszane i zapisz, od czego mogą zależeć.
Są też koszty skokowe. Jedna osoba może obsłużyć określoną liczbę zleceń bez nowych wydatków, ale po przekroczeniu tej liczby potrzebna będzie dodatkowa pomoc lub sprzęt. Wtedy koszt nie rośnie po trochu przy każdym zamówieniu — pojawia się większym krokiem. Przy planowaniu nie pytaj więc tylko, ile wyniesie koszt kolejnej sztuki. Sprawdź również, czy wzrost sprzedaży nie uruchomi nowego, większego wydatku.
Jak użyć podziału w prostym planie
Zacznij od jednej jednostki sprzedaży, na przykład notesu, wizyty albo zlecenia. Wypisz przychód z tej jednostki i odejmij koszty zmienne, które zwykle powstają przy jej realizacji. Jeśli przykładowy notes jest sprzedawany za 50 zł, a jego koszty zmienne wynoszą 20 zł, pozostaje 30 zł na pokrycie kosztów stałych i pozostałych potrzeb firmy. Przy przykładowych kosztach stałych 1000 zł sprzedaż 33 notesów da 990 zł tej kwoty, a 34 notesów — 1020 zł. To jedynie uproszczony rachunek: nie uwzględnia wszystkich możliwych wydatków ani wynagrodzenia właściciela.
Przygotuj też dwa warianty: ostrożniejszy, z mniejszą liczbą zamówień, oraz wariant z większą sprzedażą. W każdym sprawdź nie tylko sumę kosztów, lecz także terminy płatności. Koszt i wydatek gotówkowy nie zawsze przypadają na ten sam moment: materiały możesz kupić przed sprzedażą, a klient może zapłacić później. Taki prosty plan pomaga wcześniej zauważyć potrzebę gotówki, ale nie daje gwarancji osiągnięcia zaplanowanej sprzedaży.
Krótka lista kontrolna przed podjęciem decyzji
Przejrzyj wydatki z wybranego okresu i przy każdej pozycji zadaj sobie cztery pytania. Czy zapłacę tyle samo, jeśli nie będzie żadnego zamówienia? Czy kwota rośnie przy każdej dodatkowej sprzedaży? Czy po osiągnięciu pewnego poziomu pracy pojawi się nowy wydatek? Czy opłata ma część stałą i część zależną od wykorzystania? Odpowiedzi wpisz obok kwot i własnych założeń. Dzięki temu później łatwiej poprawisz plan.
Na koniec sprawdź, czy w zestawieniu nie brakuje drobnych opłat, zwrotów, strat materiałów lub pracy potrzebnej do obsługi klienta. Aktualizuj podział, gdy zmienia się sposób działania firmy albo cennik dostawcy. Jeśli używasz zestawienia również do spraw podatkowych lub księgowych, zweryfikuj aktualne zasady osobno — podział kosztów na stałe i zmienne służy przede wszystkim planowaniu działalności.
