Po co planować gotówkę osobno od sprzedaży
Sprzedaż i dostępna gotówka to nie to samo. Firma może wykonać usługę w maju, a otrzymać zapłatę dopiero w czerwcu. Tymczasem czynsz, wynagrodzenia czy rachunki mogą przypadać do zapłaty wcześniej. Prognoza przepływów pieniężnych pokazuje, ile pieniędzy prawdopodobnie będzie dostępnych w kolejnych okresach, jeśli wpływy i wypływy nastąpią w przewidywanych terminach.
Na początek wystarczy arkusz z trzema kolumnami dla kolejnych miesięcy. W każdym miesiącu zapisz saldo początkowe, przewidywane wpływy, przewidywane wypływy i saldo końcowe. Ostatnią kwotę przenieś jako saldo początkowe następnego miesiąca. Jeśli terminy są napięte, dodaj podział na tygodnie: dodatnie saldo na koniec miesiąca nie wyklucza braku pieniędzy na rachunek płatny w jego pierwszym tygodniu.
Zbierz wpływy według daty otrzymania pieniędzy
Zacznij od środków, którymi firma rzeczywiście może dysponować na początku prognozy. Następnie wypisz oczekiwane wpływy: płatności za już wykonane zlecenia, planowaną sprzedaż, zaliczki i inne kwoty, których otrzymania można rozsądnie oczekiwać. Przypisz je do miesiąca prawdopodobnego wpływu na konto, nie do daty wystawienia faktury lub przyjęcia zamówienia.
Oddziel kwoty potwierdzone od szacunkowych. Przykładowo podpisane zlecenie z ustalonym terminem zapłaty daje inną podstawę do planowania niż zapytanie od potencjalnego klienta. Nie wpisuj całej wartości rozmów sprzedażowych jako pewnego wpływu. Możesz przygotować wariant podstawowy i ostrożny, w którym część nowych zamówień nie dochodzi do skutku albo płatność przesuwa się na kolejny miesiąc.
Zapisz wypływy, także te nieregularne
Po stronie wypływów uwzględnij wydatki stałe, takie jak najem, abonamenty i umówione wynagrodzenia, oraz zmienne, na przykład zakup materiałów, wysyłki czy prowizje. Dopisz planowane zakupy wyposażenia, spłaty zobowiązań i środki, które właściciel zamierza pobrać na prywatne potrzeby. Rozdzielenie kosztów koniecznych od wydatków, które można przesunąć, ułatwi reakcję, gdy gotówki będzie mniej niż oczekiwano.
Sprawdź terminy większych płatności, które łatwo przeoczyć przy patrzeniu wyłącznie na typowy miesiąc. Zobowiązania podatkowe i składkowe również mogą wpływać na dostępne środki, ale ich wysokość i terminy trzeba ustalić dla własnej sytuacji na podstawie aktualnych zasad. Prognoza służy planowaniu gotówki; nie zastępuje ewidencji księgowej ani weryfikacji obowiązków z odpowiednią osobą lub instytucją.
Policz saldo i sprawdź trudniejszy wariant
Przykład z całkowicie umownymi kwotami: firma zaczyna pierwszy miesiąc z 6000 zł. Zakłada 8000 zł wpływów i 9500 zł wypływów, więc kończy miesiąc z 4500 zł. W drugim miesiącu planuje 11 000 zł wpływów i 10 000 zł wypływów; saldo końcowe wynosi 5500 zł. W trzecim miesiącu wpływy mają wynieść 9000 zł, a wypływy 10 500 zł. Na koniec pozostaje 4000 zł.
Teraz sprawdź, co się stanie, jeśli w drugim miesiącu wpłynie o 5000 zł mniej, a pozostałe założenia się nie zmienią. Saldo na koniec drugiego miesiąca spadnie do 500 zł, a na koniec trzeciego wyniesie minus 1000 zł. Ujemna kwota w prognozie nie oznacza jeszcze, że tak potoczy się rzeczywistość. Wskazuje jednak, że warto zawczasu sprawdzić możliwość przyspieszenia należnych płatności, przesunięcia wydatku lub ograniczenia zakupów.
Aktualizuj prognozę i ustal moment działania
Wracaj do arkusza regularnie, na przykład raz w tygodniu. Zastępuj przewidywane kwoty rzeczywistymi wpływami i wypływami, a nieotrzymane płatności przenoś na nowy prawdopodobny termin. Dodawaj kolejny miesiąc, aby stale widzieć trzy miesiące naprzód. Przy większym wydatku sprawdź prognozę ponownie przed podjęciem zobowiązania, zamiast polegać na saldzie konta z danego dnia.
Ustal też własny próg ostrzegawczy: minimalną kwotę potrzebną na najbliższe obowiązkowe płatności. Gdy prognozowane saldo zbliża się do tego progu, przejrzyj terminy należności i wydatków oraz przygotuj możliwe działania. Traktuj prognozę jako narzędzie do zadawania pytań i podejmowania decyzji, nie jako obietnicę, że sprzedaż lub stan konta będą dokładnie takie, jak w arkuszu.
