Dwie różne obietnice składane klientowi
Wytwarzanie na zamówienie zaczyna się wtedy, gdy klient wybierze produkt lub określi swoje wymagania. Firma może ograniczyć liczbę gotowych wyrobów na półce i dopasować produkt do odbiorcy. W zamian klient zwykle musi poczekać, a firma powinna jasno podać termin realizacji oraz zakres możliwych zmian. Ten model może pasować na przykład do przedmiotów personalizowanych lub produktów, na które trudno przewidzieć popyt.
Wytwarzanie z wyprzedzeniem polega na przygotowaniu produktów przed sprzedażą. Klient może szybciej otrzymać gotowy wyrób, a firma może wykonywać podobne czynności seriami. Pojawia się jednak ryzyko, że część zapasu będzie czekać na nabywcę lub okaże się nieodpowiednia, gdy zmienią się preferencje klientów. Wybór modelu nie sprowadza się więc do pytania, który jest tańszy. Chodzi również o to, jaką obietnicę dotyczącą dostępności, wyboru i czasu oczekiwania firma potrafi spełniać regularnie.
Co zmienia się w codziennej pracy
Przy pracy na zamówienie ważne stają się zbieranie wymagań, potwierdzanie szczegółów i układanie kolejki zleceń. Warto określić moment, po którym klient nie może już swobodnie zmienić ustaleń, oraz sposób postępowania, gdy brakuje materiału. Nawet pojedyncze zamówienie przechodzi przez kilka etapów: przyjęcie, wycenę, potwierdzenie, wykonanie, kontrolę i przekazanie. Jeśli każdy etap wymaga osobnej wiadomości, obsługa może zająć więcej czasu, niż początkowo zakładano.
Przy pracy z wyprzedzeniem planowanie przesuwa się na wybór wariantów i wielkości partii. Trzeba wiedzieć, ile miejsca zajmą materiały i gotowe produkty, jak oznaczać zapasy oraz kiedy uzupełniać popularne warianty. Przydatna jest prosta ewidencja: co wykonano, ile sztuk sprzedano i co pozostało. Bez niej łatwo ponownie wyprodukować wolno sprzedający się wariant, jednocześnie przeoczając brak tego, o który klienci pytają najczęściej.
Porównaj pełny koszt, nie tylko koszt wykonania sztuki
Załóżmy przykładowo, że wykonanie jednego produktu na zamówienie wymaga materiałów za 35 zł i godziny pracy. Przy partii dziesięciu sztuk materiał na sztukę może kosztować 32 zł, a przygotowanie stanowiska zajmie mniej czasu w przeliczeniu na produkt. Nie oznacza to jeszcze, że partia jest korzystniejsza: dziewięć niesprzedanych sztuk wiąże środki i zajmuje miejsce. Podane kwoty są wyłącznie przykładem do porównania sposobu myślenia, a nie gotową kalkulacją dla konkretnej firmy.
W obu modelach policz materiały, czas wykonania, pakowanie, obsługę sprzedaży i możliwe poprawki. Dla produkcji z wyprzedzeniem dodaj miejsce na przechowywanie oraz ryzyko przecen lub strat. Dla produkcji na zamówienie uwzględnij czas ustalania szczegółów i przerwy między zleceniami. Osobno sprawdź przepływ pieniędzy: kiedy płacisz za materiały, a kiedy otrzymujesz zapłatę od klienta. Nawet produkt z pozornie dobrą marżą może obciążać firmę, jeśli wymaga dużych zakupów długo przed sprzedażą.
Jak dopasować model do produktu i klientów
Zacznij od czterech pytań. Jak długo produkt zachowuje użyteczność i atrakcyjność? Ile wariantów klienci rzeczywiście potrzebują? Jak długo są skłonni czekać? Jak trudno zwiększyć tempo pracy, gdy zamówień przybywa? Produkt o wielu rzadko wybieranych wariantach może lepiej nadawać się do wykonania po potwierdzeniu wyboru. Prosty, powtarzalny wyrób, którego odbiorcy potrzebują szybko, może uzasadniać niewielki zapas.
Możliwe jest też rozwiązanie mieszane. Firma może przygotować z wyprzedzeniem popularne wersje, a nietypowe realizować na zamówienie. Może również trzymać zapas części lub półproduktów i kończyć wyrób dopiero po wyborze klienta. Taki podział warto opisać w ofercie prostym językiem: które produkty są dostępne od ręki, które wymagają czasu i od czego zależy termin. Nie obiecuj jednego terminu dla wszystkich wariantów, jeśli ich wykonanie przebiega inaczej.
Mały test przed większą zmianą
Nie trzeba od razu przestawiać całej firmy. Wybierz jeden produkt i ustal krótki okres obserwacji. Zapisuj liczbę zapytań, faktycznych zamówień, czas poświęcony na obsługę i wykonanie, pozostały zapas oraz powody rezygnacji klientów, jeśli je poznasz. Przy produkcji na zamówienie sprawdź, czy deklarowane terminy są realne także wtedy, gdy kilka zleceń pojawia się naraz. Przy małej partii przygotowanej z wyprzedzeniem sprawdź, czy sprzedają się wszystkie warianty, a nie tylko jeden.
Na koniec zastosuj listę kontrolną: Czy znam koszt niesprzedanego produktu? Czy potrafię podać uczciwy termin realizacji? Czy mam miejsce i sposób ewidencji zapasu? Czy wiem, które warianty klienci wybierają, a o które jedynie pytają? Odpowiedzi mogą wskazać nie jeden stały model, lecz granicę: ile warto przygotować wcześniej, a od którego momentu lepiej produkować po otrzymaniu zamówienia. Wróć do tej decyzji, gdy zmieni się oferta, dostępna przestrzeń lub ilość pracy, którą firma może wykonać.
