Cena zakupu to dopiero początek
Zapas pozwala szybciej obsłużyć klienta, ale wymaga wydania pieniędzy, zanim pojawi się sprzedaż. Nawet jeśli towar leży we własnym pokoju zamiast w wynajętym magazynie, zajmuje miejsce i wymaga pracy. Może też ulec uszkodzeniu, stracić na atrakcyjności albo sprzedawać się wolniej, niż zakładano. Dlatego przy decyzji o wielkości zamówienia warto oddzielić cenę nabycia od kosztu utrzymywania zapasu.
Zacznij od spisania kosztów ponoszonych przed sprzedażą: zakupu towaru, dostarczenia go do miejsca przechowywania, materiałów potrzebnych do jego zabezpieczenia, miejsca na półkach oraz czasu poświęconego na przyjęcie, liczenie i szukanie produktów. Nie każdą pozycję da się precyzyjnie przypisać do jednej sztuki. Na potrzeby decyzji zakupowej wystarczy często rozsądne oszacowanie, zapisane wraz z przyjętymi założeniami.
Policz, jak długo towar będzie czekał
Punktem wyjścia jest tempo sprzedaży, a nie wielkość rabatu za duże zamówienie. Jeśli spodziewasz się sprzedawać około 20 sztuk miesięcznie, zakup 100 sztuk oznacza zapas na mniej więcej pięć miesięcy. To tylko scenariusz: sprzedaż może być nierówna, a część asortymentu może zalegać znacznie dłużej. Dla nowych produktów przyjmij ostrożniejszy wariant i sprawdź, ile pieniędzy pozostanie w towarze, gdy sprzedaż będzie wolniejsza.
Przydatny jest prosty arkusz z kolumnami: produkt, liczba sztuk, koszt zakupu jednej sztuki, przewidywana sprzedaż miesięczna, szacowany czas do wyprzedania oraz zajmowane miejsce. Aktualizuj go na podstawie rzeczywistych zamówień. Osobno zaznacz produkty sezonowe, kruche lub takie, których warianty szybko się zmieniają. Dwa towary o tej samej cenie zakupu mogą generować zupełnie inne koszty, jeśli jeden znika z półki w tydzień, a drugi po pół roku.
Przykład: ile kosztuje jedna sztuka dostępna do sprzedaży
Załóżmy wyłącznie na potrzeby przykładu, że kupujesz 100 sztuk po 40 zł. Wydajesz więc 4000 zł. Towar zajmuje miejsce, którego koszt szacujesz na 120 zł miesięcznie. Po pięciu miesiącach koszt przechowywania wynosi 600 zł. W tym czasie cztery sztuki zostają uszkodzone i nie nadają się do sprzedaży. Pozostaje 96 sztuk, na które trzeba rozłożyć poniesione wydatki.
Sam zakup kosztował 40 zł za sztukę, lecz w tym scenariuszu zakup i przechowywanie razem kosztowały 4600 zł. Po podzieleniu przez 96 sztuk możliwych do sprzedaży otrzymujesz około 47,92 zł na sztukę. Nie dodawaj ponownie wartości czterech uszkodzonych sztuk do 4600 zł: są już ujęte w cenie zakupu całej partii. Wynik nie obejmuje jeszcze na przykład pakowania zamówień, obsługi sprzedaży ani ewentualnych zwrotów. Jest narzędziem do porównania wariantów zakupu, a nie gotową ceną sprzedaży.
Uwzględnij gotówkę, której nie możesz użyć gdzie indziej
Wydatek na zapas ma także znaczenie dla płynności firmy. W przykładzie 4000 zł zostaje wydane na początku, choć pieniądze ze sprzedaży napływają stopniowo. Jeśli w tym czasie trzeba opłacić dostawy, działania sprzedażowe lub bieżące rachunki, duży zapas może ograniczyć możliwości działania. Nie musisz przypisywać zamrożonej gotówce fikcyjnej opłaty, aby uwzględnić ją w decyzji: sprawdź, ile środków zostanie po zakupie i na jak długo wystarczy ich przy wolniejszej sprzedaży.
Porównaj co najmniej dwa warianty, na przykład 100 sztuk od razu oraz dwie partie po 50 sztuk. Mniejsza partia może mieć wyższą cenę jednostkową lub kosztować więcej w dostawie, ale krócej zajmować miejsce i zmniejszać ryzyko niesprzedanych produktów. Z kolei częstsze zamówienia mogą oznaczać więcej pracy i ryzyko chwilowego braku towaru. Najlepszy wybór zależy od warunków dostaw, przewidywalności popytu oraz dostępnej gotówki.
Krótka lista kontrolna przed zamówieniem
Przed zatwierdzeniem zakupu odpowiedz sobie na kilka pytań: ile sztuk sprzedawało się dotąd w typowym i słabszym miesiącu? Jak długo dostawca realizuje kolejne zamówienie? Ile miejsca zajmie nowa partia i jakie koszty rzeczywiście wzrosną? Jaka część towaru może się uszkodzić lub pozostać niesprzedana? Ile gotówki zostanie na inne wydatki, jeśli sprzedaż potrwa dłużej niż planowano?
Po sprzedaży partii porównaj założenia z wynikiem: rzeczywisty czas przechowywania, liczbę strat oraz koszty dodatkowych dostaw. W kolejnych zamówieniach koryguj wielkość zapasu zamiast traktować pierwsze wyliczenie jako stałą regułę. Celem nie jest magazyn pusty za wszelką cenę, lecz taka ilość towaru, która pozwala obsługiwać klientów bez niepotrzebnego obciążania firmy kosztami i ryzykiem.
