Najpierw ustal, co dokładnie porównujesz
Przedsiębiorca może sam przygotować zdjęcia produktów, uporządkować dane klientów albo zlecić te zadania innej osobie. Pozornie wystarczy porównać cenę oferty z kosztem materiałów potrzebnych do samodzielnej pracy. Takie zestawienie pomija jednak czas, poprawki i to, czego nie da się zrobić w tym samym czasie. Z drugiej strony samo zlecenie nie oznacza, że zadanie przestaje zajmować właściciela firmy.
Opisz rezultat w taki sam sposób dla obu wariantów. Zamiast pytać „ile kosztują zdjęcia?”, ustal liczbę produktów, rodzaj ujęć, wymagany format plików, termin i liczbę przewidzianych poprawek. Porównanie ma sens tylko wtedy, gdy samodzielna praca i oferta wykonawcy prowadzą do wyniku o podobnym zakresie. Jeśli jeden wariant zapewnia także obróbkę i przygotowanie plików do sklepu, uwzględnij te czynności również w drugim.
Policz pełny koszt własnej pracy i zlecenia
W wariancie samodzielnym wypisz czas na naukę, przygotowanie, wykonanie, sprawdzenie i ewentualne poprawki. Dodaj wydatki na potrzebne narzędzia, materiały lub usługi. Czas możesz wycenić za pomocą przyjętej na potrzeby decyzji stawki godzinowej. Nie musi to być kwota, którą rzeczywiście wypłacasz sobie za godzinę; ma pomóc ocenić, ile warte jest wykorzystanie ograniczonego czasu pracy.
W wariancie zewnętrznym zacznij od całkowitej ceny za uzgodniony zakres, a potem dolicz własny czas na opisanie zadania, wybór wykonawcy, przekazanie materiałów, kontakt i odbiór. Sprawdź, które poprawki są w cenie, a za co trzeba będzie dopłacić. Jeżeli narzędzia, dojazd lub przygotowanie plików są rozliczane osobno, dopisz je do zestawienia.
Porównuj kwoty według jednej zasady: takiej, która odpowiada rzeczywistemu kosztowi dla Twojej firmy. Sposób rozliczenia podatków może wpływać na wynik, dlatego nie zakładaj automatycznie, że kwota z oferty jest ostatecznym kosztem. W razie wątpliwości dotyczących rozliczeń sprawdź aktualne zasady dla swojej sytuacji.
Przykład: przygotowanie zdjęć produktów
Załóżmy czysto przykładowo, że firma potrzebuje zdjęć dziesięciu produktów w ustalonym formacie. Samodzielne wykonanie zajęłoby 12 godzin, łącznie z przygotowaniem i obróbką. Do porównania właściciel przyjmuje 60 zł za godzinę, a potrzebne materiały kosztują 80 zł. Szacowany koszt tego wariantu wynosi więc 12 × 60 zł + 80 zł = 800 zł.
Przykładowa oferta wykonawcy opiewa na 650 zł za uzgodniony komplet zdjęć. Przygotowanie opisu zadania, przekazanie produktów i odbiór pracy zajęłyby właścicielowi 3 godziny. Przy tej samej stawce porównawczej łączny koszt wynosi 650 zł + 3 × 60 zł = 830 zł, o ile nie pojawią się dopłaty. W tym uproszczonym zestawieniu samodzielna praca jest tańsza o 30 zł.
Różnica jest mała, więc warto sprawdzić założenia. Jeśli własna praca potrwa 14 zamiast 12 godzin, jej szacowany koszt wzrośnie do 920 zł. Jeżeli natomiast właściciel ma już gotowe stanowisko i wykona zadanie szybciej, wynik może przemawiać za pracą we własnym zakresie. Przykład nie wskazuje uniwersalnie lepszej opcji: pokazuje, które liczby mogą zmienić decyzję.
Cena to nie wszystko: uwzględnij czas i ryzyko
Zapytaj, co stanie się z godzinami uwolnionymi dzięki zleceniu. Jeśli masz konkretne pilne zamówienia albo zadania, które tylko Ty możesz wykonać, dostępny czas może mieć dużą wartość. Jeśli nie masz jeszcze zaplanowanej pracy na te godziny, nie wpisuj do kalkulacji hipotetycznego przychodu jako pewnej korzyści. Możesz natomiast potraktować odpoczynek lub możliwość skupienia się na ważniejszych sprawach jako osobny argument, bez przypisywania mu na siłę kwoty.
Sprawdź też ryzyko jakości i opóźnień. Przy zadaniu wykonywanym po raz pierwszy możesz potrzebować więcej czasu na naukę; wykonawca może z kolei potrzebować doprecyzowania oczekiwań i wprowadzenia poprawek. Przy pracach powtarzalnych przydatność zlecenia może rosnąć, ale rośnie również znaczenie sprawnej współpracy. Jednorazowy wynik kalkulacji nie musi więc pasować do całej serii podobnych zadań.
Krótka lista kontrolna przed podjęciem decyzji
Zapisz odpowiedzi na pięć pytań: jaki dokładnie ma być rezultat; ile godzin zajmie każdy wariant, łącznie z poprawkami; jakie dodatkowe wydatki mogą się pojawić; co zrobisz z odzyskanym czasem; oraz co się stanie, jeśli zadanie nie będzie gotowe w terminie. Przy niepewnych danych przygotuj dwa scenariusze, na przykład z krótszym i dłuższym czasem wykonania, zamiast opierać decyzję na jednej optymistycznej liczbie.
Jeżeli koszt obu opcji jest podobny, pomocna może być mała próba. Wykonaj jedną część zadania samodzielnie albo zleć ograniczony zakres i zanotuj rzeczywisty czas, liczbę poprawek oraz jakość rezultatu. Dzięki temu kolejna decyzja oprze się na doświadczeniu z Twojej firmy. Najlepszy wybór to nie zawsze najtańsza pozycja w tabeli, lecz wariant, którego koszt, termin i oczekiwany rezultat możesz świadomie zaakceptować.
